Tietosuojaseloste
Hakevuori Oy:n tietosuojarekisteri on laadittu henkilötietolain (10 ja 24 §) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Keräämiämme tietoja käytetään aina asiakkaidemme ja työntekijöidemme palvelemiseksi parhaalla mahdollisella tavalla. Oheinen seloste on päivitetty viimeksi 25.11.2024
1. Rekisterinpitäjä
Hakevuori Oy
Y-tunnus 2097546-2
Helkamäentie 15, 07230 Askola
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Ene Korhonen
Puh. 0400 243 363
ene.korhonen@hakevuori.fi
3. Rekisterin nimi
– Yrityksen asiakasrekisteri
– Yrityksen markkinointirekisteri
– Yrityksen työntekijärekisteri
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste henkilötietojen käsittelylle on
– henkilön suostumus (dokumentoitu, vapaaehtoinen, yksilöity, tietoinen ja yksiselitteinen)
– sopimus, jossa rekisteröity on osapuolena
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on yhteydenpito asiakkaisiin, asiakassuhteiden ylläpito, markkinointi.
Tietoja ei käytetä automatisoituun päätöksentekoon tai profilointiin.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteri koostuu IT-järjestelmien avulla pidettävistä rekistereistä sekä manuaalisesti pidetyistä asiapaperiarkistoista. Rekisteriin voidaan tallentaa rekisteröityyn liittyvinä tietoina
- rekisteröidyn perustiedot, kuten nimi, henkilötunnus, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, käytettävä kieli ja kansalaisuus
- yhteyshenkilön nimi, postiosoite, sähköpostiosoite, puhelinnumero, käytettävä kieli ja kansalaisuus
- työnantajayrityksen nimi, toimipisteen nimi, y-tunnus, postiosoite, ALV-numero
- sopimukseen perustuvaan asiakkuuteen tai muuhun asialliseen yhteyteen liittyvät tiedot ja tiedot palveluiden käytöstä sekä mm. tarkemmat sähkönkäyttötiedot, sähköliittymätiedot, käyttöpaikkatiedot
- laskutukseen liittyvät tiedot
- tiedot asiakaspalvelutilanteisiin liittyvästä viestinnästä.
Rekisterinpitäjä noudattaa henkilötietoja käsitellessään tietojen minimoinnin periaatetta.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään ja päivitetään pääsääntöisesti ainoastaan rekisteröidyltä itseltään saamien tietojen sekä asiakassuhteen hoitamiseen liittyvien asiakirjojen ja dokumenttien avulla. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös Rekisterinpitäjän yhteistyökumppaneilta, kontakteista Rekisterinpitäjän -tai Rekisterinpitäjän lukuun toimivan yrityksen henkilöstön kanssa puhelimitse, sähköpostitse, kirjeitse, markkinointitapahtumissa tai -tilaisuuksissa, postituslistalle rekisteröitymisen yhteydessä ja erinäisistä julkisista ja yksityisistä rekistereistä, kuten kaupparekisteristä sekä alan palveluntarjoajien tietokannoista.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti muille tahoille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu asiakkaan kanssa.
Tietoja ei luovuteta EU:n tai ETA:n ulkopuolelle.
Rekisteristä luovutetaan tietoja vain asiakkaan suostumuksella tai silloin, kun tietojen luovuttamisesta on erikseen säädetty, esimerkiksi vero-, ulosotto-, poliisi- tai sosiaaliviranomaisille. Henkilötietojen tietopyynnöstä informoidaan aina rekisteröityä, mikäli lainsäädäntö sen sallii.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muiden tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja. Tietokannat ja niiden varmuuskopiot sijaitsevat lukituissa ja valvotuissa tiloissa, joihin on rajoitettu pääsy. Muut fyysiset asiapaperiarkistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.
Ainoastaan yksilöidyillä Rekisterinpitäjän työntekijöillä ja sen toimeksiannosta sekä lukuun toimivan IT-tuen työntekijöillä on käytännössä pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin Rekisterinpitäjän myöntämällä käyttöoikeudella. Rekisterin käyttö edellyttää pääkäyttäjän myöntämää henkilökohtaista salasanaa ja sitä valvotaan. IT-tuen käyttöoikeus myönnetään tapauskohtaisesti.
9. Tarkastusoikeus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Jokaisella rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus tarkistaa rekisteriin tallennetut tietonsa ja vaatia mahdollisen virheellisen tiedon korjaamista tai puutteellisen tiedon täydentämistä. Mikäli henkilö haluaa tarkistaa hänestä tallennetut tiedot tai vaatia niihin oikaisua, pyyntö tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
10. Muut henkilötietojen käsittelyyn liittyvät oikeudet
Rekisterissä olevalla henkilöllä on oikeus pyytää häntä koskevien henkilötietojen poistamiseen rekisteristä (”oikeus tulla unohdetuksi”). Niin ikään rekisteröidyillä on muut EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaiset oikeudet kuten henkilötietojen käsittelyn rajoittaminen tietyissä tilanteissa. Pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti rekisterinpitäjälle. Rekisterinpitäjä voi pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä. Rekisterinpitäjä vastaa asiakkaalle EU:n tietosuoja-asetuksessa säädetyssä ajassa (pääsääntöisesti kuukauden kuluessa).
11. Muutokset tietosuojaselosteeseen
Tämä versio tietosuojaselosteesta on viimeksi päivitetty 25.11.2024. Hakevuori Oy päivittää tietosuojaselostetta säännöllisin väliajoin, esimerkiksi lainsäädännön tai liiketoimintakäytäntöjen muutosten vuoksi. Päivitetyt versiot julkaistaan Hakevuori Oy:n verkkosivuilla, ja päivitetyt ilmoitukset tulevat voimaan niiden julkaisupäivänä.
Suosittelemme tutustumaan tietosuojasisällön päivittyneeseen sisältöön säännöllisesti.